Usein vastuu toimitilasuunnittelusta määrätään jollekin työyhteisön jäsenelle muiden työtehtävien päälle. Tämä tarkoittaa, ettei siihen ole välttämättä aikaa paneutua sillä intensiteetillä kuin haluaisi. Olen huomannut, että kun projektia johdetaan kiireessä muiden töiden ohella, on vaarana, ettei lopputulos ole toivotunlainen, budjetti paukkuu tai tilauksissa tulee tehtyä virheitä.

Moni suunnittelutoimisto keskittyy puhtaasti suunnitteluun, mutta meillä projektinjohto on vahvassa roolissa suunnittelutyön ohella. Olen nimittäin huomannut, että projektinjohto tuo asiakkaalle aivan erilaista lisäarvoa sekä auttaa projekteja pääsemään mutkattomammin ja nopeammin maaliin. Tämä onkin yksi syy, miksi meidän toimintamme perusarvoihin kuuluu asioiden hoitaminen niin, ettei asiakkaan tarvitse käyttää omaa aikaansa projektin johtamiseen ja asioiden selvittämiseen.

Selkeä kommunikaatio luo turvallisuuden tunnetta

Projektinjohdon ulkoistaminen ei tarkoita sitä, että asiakas pysyy pimennossa ja esittelemme valmiin lopputuloksen televisiosarjamaisesti yllätyksenä. Toki näinkin voidaan toimia, jos asiakas erityisesti niin toivoo. Yleisesti ottaen pidämme kuitenkin asiakkaan aina ajan tasalla projektin etenemisestä. Asiakkaalta tarvitaan myös lopullisia päätöksiä ja mielipiteitä asioihin, minkä vuoksi on tärkeää, että projektille on valittu yrityksestä yksi yhteyshenkilö. Tällä henkilöllä tulisi olla päätösvaltaa ja budjettivastuu.

Asiakas ei saisi mielestäni koskaan kokea epävarmuutta siitä, onko homma hallinnassa vai ei. Osa työtämme on vähentää asiakkaiden stressitaakkaa, mikä onnistuu vain silloin, kun asiakas luottaa siihen, että me hoidamme asiat sovitusti ja aikataulussa. Toimitilauudistuksissa on usein valtavan monta palasta, joten järjestelmällisyys tuo tietynlaista turvallisuuden tunnetta asiakkaalle. Osa meidän ammattitaitoamme onkin auttaa asiakasta saavuttamaan turvallinen ja luottavainen olo projektin suhteen.

Dokumentoinnin merkitystä ei voi vähätellä

Koska toimitilojen uudistukseen liittyy aina useampia ihmisiä, on tärkeää pitää huolta siitä, että kaikki sovittu on kirjattu ylös. Meidän toimintatapoihimme kuuluukin vahvasti se, että dokumentoimme kaikki projektin asiat kirjallisesti. Pidämme myös järjestelmällisesti huolta, että projektin kaikki osapuolet tietävät, kuinka toimitaan ja mitä on sovittu.

Vaikka voisi kuvitella, että sovitut asiat ovat kaikille selvät jo sellaisenaan, on hyvin tavallista, että palavereissa läpikäytyihin asioihin joudutaan palaamaan sekä varmistamaan, mitä kaikkea on lopulta sovittu tai puhuttu. Kaikki meistä ovat nimittäin vain ihmisiä, minkä vuoksi välillä sattuu unohduksia, kommunikaatiokatkoksia tai väärinymmärryksiä. Kun kaikki olennainen on kirjattu ylös, on helppo pitää kaikki osapuolet kartalla.

Kuten aiemmassa blogipostauksessakin kerroin, kommunikaatio korostuu myös silloin, kun toimimme tulkkina projektin eri toimijoiden välillä. Asiakkaan ei tarvitse ymmärtää rakentamisesta tai suunnittelusta mitään, mutta meidän tulee osata kommunikoida projektin kannalta olennaiset asiat hänelle ymmärrettävällä tavalla. Sama toimii myös toisin päin urakoitsijoiden ja suunnitelman toteuttajien suhteen. Kaikkien on mukavampi ja helpompi tehdä oma työnsä, kun projektissa mennään selkeästi samaan suuntaan, osaavan projektinjohtajan johdolla!

—

Tilaa sähköpostiisi kätevä toimitilauudistuksen checklist, joka auttaa kartoittamaan oman toimitilan uudistustarpeita. Liityt samalla DESIGN BY HANNA K. & CO:n postituslistalle!

Olen käynyt suunnittelu-urani aikana monissa yrityksissä, ja huomaan nykyään aistivani saman tien työpaikan ilmapiirin. Työpaikan tunnelmaan vaikuttaa varmasti eniten se, kuinka siellä johdetaan ja millaisia henkilöitä sinne on tullut töihin. Ei kuitenkaan saa unohtaa, että myös työympäristö vaikuttaa siihen, kuinka työpaikalla viihdytään.

Sanotaan, että ihmiset eivät muista hetken päästä sanojasi tai tekojasi, mutta he muistavat tunteen, jonka sait heissä aikaan. Herättääkö toimitilan tunnelma luottamusta vai alkaako asiakas epäröidä katsoessaan ympärilleen? Huomaako asiakas työntekijöiden viihtyvän rennosti ja tehokkaasti toimistolla vai onko ilmapiiri kireä? Viihtyisä työpaikka on sijoitus työntekijöiden hyvinvointiin ja tehokkuuteen.

Toimiva tila on monen asian summa

Huomaan usein kartoittaessani tilan muutostarpeita asiakkaiden kanssa, että tilan viihtyvyyteen ja toiminnallisuuteen vaikuttavien osa-alueiden määrä yllättää monet. Tilan toimivuuteen vaikuttavat esteettisten valintojen lisäksi mm. tilasuunnittelu, ergonomia, akustiikka ja valaistus. Usein asiakkaat yllättyvät myös siitä, ettei sisustaminen ole aina vain silmäniloa, vaan oikeilla valinnoilla voidaan vaikuttaa positiivisesti myös työntekijöiden hyvinvointiin.

Ergonomiset työpisteet helpottavat kehon kuormitusta työpäivän aikana, ja oikeanlaisella valaistuksella voidaan säästää silmiä turhalta rasitukselta. Tilasuunnittelun avulla voidaan luoda keskittymistä tukevia tiloja sekä sijoittaa yhdessä töitä tekevät henkilöt lähekkäin. Usein ongelmat esimerkiksi akustiikan kanssa ilmenevät viimeistään siinä vaiheessa, kun yritys kasvaa ja samoissa tiloissa alkaa olemaan useampia henkilöitä töissä. Akustiikan osalta löytyy monenlaisia ratkaisuja niin kattoon, seiniin kuin lattiaankin. Hyvä akustiikka, kuten moni muukin toimivan tilan osa-alue, on monen asian summa.

Viihtyisä toimitila on tuottoisampi

Työpaikalla vietetään normaalioloissa yleensä kahdeksan tuntia päivässä. Vaikka on tietenkin poikkeuksia ja erilaisia toimialoja, motivoi viihtyisä toimitila useimmiten parempaan työsuoritukseen. Suomen Taloustutkimuksen Arelle tekemän tutkimuksen mukaan viihtyisä työympäristö on työntekijöille jopa palkkatasoa tärkeämpi työn viihtyvyyteen liittyvä tekijä. Ei siis ole aivan sama, miltä toimistolla näyttää.

Etenkin pienemmissä yrityksissä, joiden toimitilat on vuokrattu, saattaa mielessä käydä ajatus, ettei toimitilojen remonttiin tai suunnitteluun haluta laittaa rahaa, sillä vuokrasuhteen loputtua homma on ollut täysin turhaa. Todellisuudessa tyylikkäät toimitilat voivat tuoda yrityksellesi enemmän kauppaa, maksaen remonttikulut pois. Toimitilojen tunnelma ja ilme vaikuttaa myös rekrytointitilanteissa, joissa luodaan mielikuvia yrityksestä potentiaalisille työntekijöille. Tyylikäs ja viihtyisä toimisto on tärkeä osa työnantajakuvaa.

Toimitilojen suunnitteluun ja remontointiin panostaminen on tietyllä tavalla investointi yrityksen kasvuun. Itse ainakin huomaan, että työnteko on tehokkaampaa tyylikkäässä toimistossa verrattuna kotisohvan nurkkaan. Mikäli vuokratun tilan remontointi mietityttää, voit tiedustella, onko tilojen vuokranantaja kiinnostunut osallistumaan remonttikuluihin, mikäli remonttiin sisältyy jotain sellaista, joka hyödyttää myös seuraavaa vuokralaista.

Paras palkinto on asiakkaan tarpeita vastaava tila

Tilasuunnittelussa lähdetään meillä DESIGN BY HANNA K. & CO:lla aina liikkeelle asiakkaiden tarpeista. Tämä on ollut minulle aina tärkeä arvo, josta tahdon pitää kiinni. Emme suunnittele tiloja omaksi iloksi, vaikka pidämmekin kaikki työstämme ja teemme sitä intohimolla. Asiakkaan tarpeita vastaava lopputulos ja toimitilan tehokkuutta tukevat ratkaisut ovat meille paras palkinto työstä.

Toteutamme asiakkaidemme visioita ja unelmia rakennusteknisesti ja kustannuksiltaan järkevällä tavalla. Meillä on näkemystä ja uskallusta kertoa, miten asiat kannattaa tehdä, mutta myös luonteva tapa pallotella ja suunnitella asioita yhdessä asiakkaan kanssa. Yhdistämme uutta ja vanhaa tai suunnittelemme kaiken uusiksi. Pääasia on, että lopputuloksena on asiakkaan brändin ja vision mukainen viihtyisä ja toimiva kokonaisuus!

—

Tilaa sähköpostiisi kätevä toimitilauudistuksen checklist, joka auttaa kartoittamaan oman toimitilan uudistustarpeita. Liityt samalla DESIGN BY HANNA K. & CO:n postituslistalle!

Sisustaminen on paljon muutakin kuin pintamateriaalien tai huonekalujen valitsemista. Se on myös rakentamista, vaikkei se ehkä ole ensimmäinen asia, joka sisustamisesta tulee mieleen. Kuten moni minua kauemmin seuranneista tietääkin, oli isäni ammatiltaan kirvesmies. Vaikka opin jo nuorena rakentamisen kulmakivet, olin kuitenkin se, joka piti sahanpurun sijaan kauniista tapeteista, väreistä ja muodoista. Siksi minusta tuli kirvesnaisen sijaan toimivien ja harmonisten tilojen suunnittelija.

Läpi elämäni olen rakennusprojektien aikana oppinut miettimään, kuinka erilaiset sisustusratkaisut voisi toteuttaa rakennusteknisesti. Esteettisten tilojen suunnittelu on helppoa paperilla, mutta monelle haastetta tuo se, kuinka kauniit ideat voisi toteuttaa rakennusteknisesti järkevällä tavalla. Tämä kun vaikuttaa niin tilan toimivuuteen kuin ratkaisujen kestävyyteenkin. Taustani vuoksi minulle on työssäni luontevaa kuunnella asiakkaiden visioita ja lähteä sitten miettimään, kuinka ne voisi toteuttaa mahdollisimman hyvin.

Ymmärrys rakentamisesta tuo tehokkuutta

Ymmärrys ja kokemus rakentamisesta yhdistyy meillä DESIGN BY HANNA K. & CO:ssa sujuvasti suunnitteluosaamiseen, mikä mahdollistaa esteettisten ratkaisujen luomisen järkevästi ja kustannustehokkaasti. Moni kallis kompastuskivi voidaan välttää jo suunnitteluvaiheessa, kun käydään läpi haluttujen ratkaisujen teknisiä toteutusmahdollisuuksia. Lopputuloksena on yrityksen ilmeeseen sopivat raikkaat, viihtyisät, edustavat ja ennen kaikkea toimivat tilat.

Olen huomannut asiakkaiden kanssa keskustellessa, että jos lähtee itse järjestämään oman toimitilan uudistusprojektia, voi törmätä sen eri vaiheissa yllättäen kielimuuriin. Rakennus- ja sisustusalan termit saattavat olla epäselviä, eikä tiedetä, mihin asioihin tulisi tarttua ja mitkä priorisoida. Me puhumme suunnittelijoina samaa kieltä rakentajien, urakoitsijoiden, arkkitehtien ja muiden projektissa mukanaolevien tahojen kanssa.

Yhteinen kieli ja molemminpuolinen ymmärrys on tärkeää, sillä väärinymmärrykset ja kommunikaatio-ongelmat saattavat tulla asiakkaalle pahimmassa tapauksessa kalliiksi. Lisäksi projektin loppuvaiheessa voi tulla ikäviä yllätyksiä, kun lopputulos ei vastaakaan omaa visiota. Usein olenkin huomannut olevani ikään kuin tulkki projektin eri toimijoiden välillä. On tärkeää, että projektilla on yksi selkeä johtaja, joka tietää ja ymmärtää kaikkien osapuolten näkökulmat. 

Pallotellaan yhdessä paras lopputulos

Minulle on aina ollut tärkeää kuunnella aidosti asiakasta, ja tämän arvon olen halunnut jakaa eteenpäin myös koko tiimillemme. Meillä onkin luonteva tapa pallotella ja suunnitella asioita yhdessä asiakkaan kanssa, mutta kyky sanoa myös rohkeasti oma ammatillinen mielipiteemme siitä, kuinka jokin asia kannattaa toteuttaa. Voimme yhdistellä vanhaa ja uutta tai tehdä kaiken alusta saakka uusiksi.

Kustannustehokkuus on tärkeä osa suunnitteluprosessia, sillä tärkeintä on löytää asiakkaan tarpeisiin sopivat ratkaisut sovitun budjetin rajoissa. Aina hyvän ei tarvitse olla luksusta, eikä hinta määrää sitä, kuinka toimiva tuote on tilassa. Säästöjä syntyy myös silloin, kun tilasta tehdään kerralla asiakkaan tarpeisiin toimiva. Tällöin vikaostot loppuvat, kun kaikki tilassa sopii yhteen ja on tarpeen mukaan muunneltavissa helposti. Pyrimme hyödyntämään mahdollisuuksien mukaan uudessa suunnitelmassa jo tilassa olevia elementtejä, mikä säästää osaltaan myös kustannuksia.

Asiakkaan kuunteleminen on mielestäni tärkeää myös sen vuoksi, että asiakas on oman alansa ja brändinsä paras asiantuntija. Toimitilojen tulisi aina viestiä yrityksen brändistä, joten on luontevaa, että asiakas saa olla mukana ideoimassa ja tuomassa oman panoksensa siihen, kuinka brändiä tuodaan esiin toimitiloissa. Toimitilan pitää tuntua omalta ja kotoisalta, jotta siellä on mukava tehdä töitä. Tätä tunnetta on vaikea saavuttaa, jos asiakasta ei kuunnella.

Kuten huomaat, ulkopuolisen suunnittelijan mukaan ottaminen tuo monia etuja toimitilauudistuksen toteutukseen. Uudenlaisten ja innovatiivisten ideoiden lisäksi säästät aikaa, rahaa ja hermoja. Lisäksi lopputuloksesta tulee usein kerralla toivotunlainen. Toimitiloilla on tärkeä osa yrityksen brändin viestinnässä, joten niiden merkitystä ei kannata vähätellä. Lue lisää aiemmasta postauksestani: Vastaavatko yrityksesi toimitilat brändiäsi?

Kuinka teillä on järjestetyt toimitilojen uudistusprojektit: omin voimin vai ulkoisen suunnittelijan avulla?

—

Tilaa sähköpostiisi kätevä toimitilauudistuksen checklist, joka auttaa kartoittamaan oman toimitilan uudistustarpeita. Liityt samalla DESIGN BY HANNA K. & CO:n postituslistalle!