Saan ajoittain yhteydenottoja yrityksistä, joissa toimitilauudistus on aloitettu omin voimin, mutta matkalla on ilmaantunut monenlaisia haasteita. Tällöin apu on tarpeen, jotta projekti saadaan vietyä loppuun. Toisinaan tilauudistus on puolestaan kiristänyt työilmapiiriä sen verran, että on todettu työyhteisön ulkopuolisen tekijän olevan parempi henkilö hoitamaan projekti loppuun.
Kyllä se kuuluisa ”joku” hoitaa
Työpaikalla on harvoin henkilöä, jonka ainoa työ on keskittyä toimitilauudistuksen suunnitteluun ja koordinointiin. Tämä työ lankeaakin lähes aina jollekin työntekijälle tai tiimille kaikkien muiden päivittäisten työtehtävien päälle. Prioriteetti ja keskittymiskyky on mahdoton pitää täysin toimitilauudistuksessa, kun muut arjen työtehtävät painavat päälle. Kiire ja keskittymiskyvyn puute hidastavat projektia, kiristävät pinnaa ja huonoimmassa tapauksessa jokin projektin osa-alue menee pieleen.
Pahimmassa tapauksessa käy niin, että työn saa tehdäkseen se kuuluisa ”joku”, eikä homma etene lainkaan. Joskus taas tiimin sisällä tulee epäselvyyttä siitä, kenen vastuulla mikäkin osa-alue on. Suunnitteluprojekteissa on mielestäni tärkeää olla aina vastuuhenkilö, joka tekee lopulliset päätökset asioista – olipa kyseessä sitten yrityksessä sisäisesti toteutettu uudistus tai ulkopuolisen suunnittelijan kanssa tehty projekti. Näin mielipiteistä ei jäädä väittelemään liian pitkäksi aikaa, vaan päästään asioissa paremmin eteenpäin. Tällöin projektissa on myös aina eteenpäin vievä voima ja koko ajan kartalla oleva henkilö, joka varmistaa, ettei uudistus jää turhaan roikkumaan.
Sisäinen suunnittelija voi saada kuraa niskaan
Toisinaan työilmapiiri ja työpaikan sisäinen dynamiikka voivat vaikuttaa siihen, ettei yrityksen sisäinen suunnittelija saa pelkkää kiitosta osakseen. Vaikka projekti olisi kokonaisuudessaan onnistunut hyvin, kääntyvät kahvipöytäkeskustelut helposti toisen tekemien sisustusvalintojen arvosteluun. Mielipiteitä on yhtä monta kuin ihmistä, eikä makuasioista pitäisi kiistellä, mutta näin usein kuitenkin tapahtuu. Kollegoiden antama kritiikki voi tuntua tavallista kurjemmalta, kun on yrittänyt parhaansa projektissa – etenkin silloin, jos toimitilan suunnittelu on tehty lisäprojektina muiden työtehtävien päälle. Tämä voi aiheuttaa ylimääräistä kitkaa työyhteisössä.
Ulkopuolisena suunnittelijana en ole osa yrityksen päivittäistä dynamiikkaa, mikä on uudistuksen keskellä positiivinen asia. Me otamme suunnittelijoina mielellään henkilöstön palautteen vastaan, myös ne negatiivisemmat näkökannat. Pystyn näkemään eri näkökannat puolueettomammin sekä tekemään ratkaisut, jotka palvelevat lopputulosta ilman, että ihmisten väliset ristiriidat tai erimielisyydet tulevat projektin tielle. Suunnittelijana tarvitsen toisinaan myös taitoa auttaa ihmisiä ratkaisemaan ristiriitoja, jotta voimme yhdessä löytää kaikkia miellyttävän ratkaisun tai kompromissin. Ulkopuolisena suunnittelijana projekti saa myös kaiken tarvitsemansa huomion, eikä jää kiireessä muiden töiden jalkoihin.
Suunnittelija maksaa itsensä nopeasti takaisin
Monesti ulkopuolisen suunnittelijan pois jättäminen on taloudellinen päätös, sillä koetaan, että suunnittelija nostaa turhaan projektin budjettia. Tässä piilee yksi toimitilasuunnittelun suurimmista sudenkuopista. Vaikka me suunnittelijoina veloitamme toki palkkion, osaamme luoda ratkaisuja, jotka säästävät pitkällä tähtäimellä rahaa. Tiedämme myös toimitilauudistuksen ongelmakohdat sekä osaamme oman kokemuksen ja asiantuntijuutemme avulla välttää ylimääräisiä kuluja.
Työni kautta syntyneet verkostot auttavat löytämään laadukkaat ja kestävät ratkaisut, jotka ovat samalla tyylikkäät ja yrityksen ilmeen mukaiset. Meillä on tietotaitoa ja verkostoja mm. akustiikkaan, valaistukseen, materiaaleihin, mitoituksiin ja muihin onnistuneen toimitilauudistuksen kannalta olennaisiin osa-alueisiin. Projektiin kuluu huomattava määrä aikaa, jos toimitilasuunnittelijaksi määrätty yrityksen työntekijä lähtee selvittämään ja opettelemaan näitä kaikkia alusta. Suunnittelijan avulla voidaan välttyä kalliilta hutiostoksilta sekä varmistaa, ettei huonekaluja ja materiaaleja tarvitse olla uusimassa puolen vuoden päästä.
Toimitilauudistusta pohtiessa on hyvä istua alas ja listata ulkopuolisen suunnittelijan plussat ja miinukset. Usein panostus suunnittelijaan nimittäin kannattaa niin taloudellisesti kuin työhyvinvoinninkin kannalta. Nyt kannattaa hyödyntää tilaisuus, jos olette pohtineet yrityksessänne toimitilauudistusta. Lokakuussa DESIGN BY HANNA K. & CO:n alkukartoitus ei nimittäin maksa yritysasiakkaille mitään, mutta voi säästää pitkällä tähtäimellä isosti!
VARAA LOKAKUULLE ILMAINEN KONSULTOINTIKÄYNTI YRITYKSESI TOIMITILOIHIN: hanna@designbyhannak.fi / 050 533 9851
