Projektinjohto vapauttaa asiakkaan ajan tärkeämpään
Usein vastuu toimitilasuunnittelusta määrätään jollekin työyhteisön jäsenelle muiden työtehtävien päälle. Tämä tarkoittaa, ettei siihen ole välttämättä aikaa paneutua sillä intensiteetillä kuin haluaisi. Olen huomannut, että kun projektia johdetaan kiireessä muiden töiden ohella, on vaarana, ettei lopputulos ole toivotunlainen, budjetti paukkuu tai tilauksissa tulee tehtyä virheitä.
Moni suunnittelutoimisto keskittyy puhtaasti suunnitteluun, mutta meillä projektinjohto on vahvassa roolissa suunnittelutyön ohella. Olen nimittäin huomannut, että projektinjohto tuo asiakkaalle aivan erilaista lisäarvoa sekä auttaa projekteja pääsemään mutkattomammin ja nopeammin maaliin. Tämä onkin yksi syy, miksi meidän toimintamme perusarvoihin kuuluu asioiden hoitaminen niin, ettei asiakkaan tarvitse käyttää omaa aikaansa projektin johtamiseen ja asioiden selvittämiseen.
Selkeä kommunikaatio luo turvallisuuden tunnetta
Projektinjohdon ulkoistaminen ei tarkoita sitä, että asiakas pysyy pimennossa ja esittelemme valmiin lopputuloksen televisiosarjamaisesti yllätyksenä. Toki näinkin voidaan toimia, jos asiakas erityisesti niin toivoo. Yleisesti ottaen pidämme kuitenkin asiakkaan aina ajan tasalla projektin etenemisestä. Asiakkaalta tarvitaan myös lopullisia päätöksiä ja mielipiteitä asioihin, minkä vuoksi on tärkeää, että projektille on valittu yrityksestä yksi yhteyshenkilö. Tällä henkilöllä tulisi olla päätösvaltaa ja budjettivastuu.
Asiakas ei saisi mielestäni koskaan kokea epävarmuutta siitä, onko homma hallinnassa vai ei. Osa työtämme on vähentää asiakkaiden stressitaakkaa, mikä onnistuu vain silloin, kun asiakas luottaa siihen, että me hoidamme asiat sovitusti ja aikataulussa. Toimitilauudistuksissa on usein valtavan monta palasta, joten järjestelmällisyys tuo tietynlaista turvallisuuden tunnetta asiakkaalle. Osa meidän ammattitaitoamme onkin auttaa asiakasta saavuttamaan turvallinen ja luottavainen olo projektin suhteen.
Dokumentoinnin merkitystä ei voi vähätellä
Koska toimitilojen uudistukseen liittyy aina useampia ihmisiä, on tärkeää pitää huolta siitä, että kaikki sovittu on kirjattu ylös. Meidän toimintatapoihimme kuuluukin vahvasti se, että dokumentoimme kaikki projektin asiat kirjallisesti. Pidämme myös järjestelmällisesti huolta, että projektin kaikki osapuolet tietävät, kuinka toimitaan ja mitä on sovittu.
Vaikka voisi kuvitella, että sovitut asiat ovat kaikille selvät jo sellaisenaan, on hyvin tavallista, että palavereissa läpikäytyihin asioihin joudutaan palaamaan sekä varmistamaan, mitä kaikkea on lopulta sovittu tai puhuttu. Kaikki meistä ovat nimittäin vain ihmisiä, minkä vuoksi välillä sattuu unohduksia, kommunikaatiokatkoksia tai väärinymmärryksiä. Kun kaikki olennainen on kirjattu ylös, on helppo pitää kaikki osapuolet kartalla.
Kuten aiemmassa blogipostauksessakin kerroin, kommunikaatio korostuu myös silloin, kun toimimme tulkkina projektin eri toimijoiden välillä. Asiakkaan ei tarvitse ymmärtää rakentamisesta tai suunnittelusta mitään, mutta meidän tulee osata kommunikoida projektin kannalta olennaiset asiat hänelle ymmärrettävällä tavalla. Sama toimii myös toisin päin urakoitsijoiden ja suunnitelman toteuttajien suhteen. Kaikkien on mukavampi ja helpompi tehdä oma työnsä, kun projektissa mennään selkeästi samaan suuntaan, osaavan projektinjohtajan johdolla!
—
Tilaa sähköpostiisi kätevä toimitilauudistuksen checklist, joka auttaa kartoittamaan oman toimitilan uudistustarpeita. Liityt samalla DESIGN BY HANNA K. & CO:n postituslistalle!
