Korona laittoi kertaheitolla koko suomalaisen työkulttuurin uusiksi, kun etätöistä tuli yhdessä yössä uusi normaali. Kansalaiset ohjattiin kotiin työskentelemään, ja yritysten toimitilat tyhjenivät ennätysvauhtia. Tuntuu, että nyt tilanne alkaa hiljalleen tasoittua, kun ihmiset ovat alkaneet sopeutua poikkeustilan tuomiin muutoksiin arjessa. Itsekin olen pitänyt pitkälti hiljaiseloa, kun olen seurannut tilanteen kehittymistä ja pohtinut, mihin suuntaan tämä kaikki tulee vielä kääntymään.
Kriisitilanne on herättänyt paljon keskustelua siitä, kuinka yhtäkkiä tullut pakko etätyöskentelyyn ja sen myötä luodut uudet toimintamallit yrityksissä tulevat vaikuttamaan työntekoon tulevaisuudessa. Tuleeko etätyöstä pysyvä normaali vai palataanko koronan hellittäessä tuttuun tapaan takaisin toimistolle? Miten yritysten toimitilat suunnitellaan jatkossa?
Toimisto on tärkeä sosiaalinen yksikkö arjessa
Vaikka etätyö luo paljon mahdollisuuksia, en usko, että työkulttuuri muuttuu täysin verkkopohjaiseksi tai etätyöskentelyksi edes niillä aloilla, joilla se olisi teoriassa mahdollista. On nimittäin paljon ihmisiä, jotka pitävät siitä, että saavat tulla aamulla työpaikalle ja jättää työt toimistolle päivän päätteeksi. Monelle on tullut koronan myötä kotiähky, ja toiset kaipaavat kasvotusten tapahtuvaa sosiaalista kanssakäymistä, jota ei täysin voida etäyhteyksien kautta saavuttaa. Toimisto on siis paljon muutakin kuin tila tehdä töitä – se on tärkeä sosiaalinen yksikkö arjessa.
Itse tein ennen töitä kotona, mutta työn tehokkuus kasvoi huomattavasti, kun päätin hankkia erillisen toimitilan työskentelyä varten. Toimiston olemassaolo tuo rutiinia päivään, luo positiivisia mielikuvia brändistä ja antaa paremmin keskittymisrauhaa, kun huomio ei kiinnity pyykkivuoriin tai muihin kodin askareisiin. Toimistolla eivät myöskään ole viemässä huomiota muut perheenjäsenet, jotka ovat syystä tai toisesta kotona, kun itse pitäisi keskittyä työntekoon. Omalla kohdallani toimitila on auttanut vetämään selkeämmät rajat työn ja vapaa-ajan välille. Uskon, että samoja ajatuksia on yrittäjien lisäksi myös monella työntekijällä.
Etätyö luo mahdollisuuksia toimitilasuunnitteluun
Etätyöpalaverin taustan voi nykyään valita filttereistä, eikä todellisella työympäristöllä ole visuaalisesti niin väliä. Voisi siis kuvitella, että toimitilojen suunnittelun merkitys laskee, jos työt siirtyvät pitkälti verkkoon ja kotitoimistoihin. Tilanne on kuitenkin mielestäni täysin päinvastainen: kun ihminen saa valita, tekee hän työt todennäköisemmin tilassa, jossa on puitteet kohdillaan ja viihtyisä ilmapiiri. Toimitiloissa tullaankin todennäköisesti kiinnittämään tulevaisuudessa entistä enemmän huomiota mm. ergonomiaan, toimintojen tehostamiseen tilaratkaisujen avulla, akustiikkaan sekä yleiseen viihtyvyyteen.
Toimitilojen uudistuksessa huomaan usein, kuinka tärkeää monelle on se, että toimistolta löytyy oma henkilökohtainen työpiste. On selkeää, kun tietää, mihin suunnata työporukan yhteisen aamukahvihetken jälkeen, ja työt voi jättää valmiiksi odottamaan pöydälle seuraavaa päivää. Toisille voi olla tärkeää saada täysi keskittymisrauha omassa toimistossa, minkä vuoksi avokonttorit ja monitoimitilat koetaan jo ajatuksen tasolla haastavina.
Vaikka moni suosii perinteistä kiinteän työpisteen mallia, uskon toimitilojen menevän etätyöskentelyn yleistymisen myötä yhä enemmän monitoimitilojen suuntaan. Tällöin tiloissa korostuu kiinteiden työpisteiden sijaan tilan muunneltavuus eri työtoimia tukevaksi. Näin tilan neliöistä voidaan saada huomattavasti enemmän irti – etenkin silloin, kun mukaan ottaa asiaan perehtyneen ammattilaisen tueksi.
Asiakas on tärkeä osa suunnitteluprosessia
Meillä DESIGN BY HANNA K. & CO:ssa asiakas on aina suunnittelutyön keskiössä. Meillä ei ole valmista muottia, jonka avulla yritysten toimitilat suunnitellaan, vaan pyrimme mahdollisimman hyvin kuuntelemaan ja käymään läpi asiakkaan tarpeet tilojen suhteen. Tilojen käyttötehokkuutta, viihtyisyyttä ja toimivuutta saadaan kohennettua huomattavasti paremmin, kun suunnittelutyön pohjana on aito asiakastarve. Nykyään luodaan työpisteiden oheen entistä enemmän erilaisia virkistys- ja ideointitiloja, neuvotteluhuoneita isommille ja pienemmille porukoille sekä mahdollisuuksia, joiden avulla työtä voidaan tehdä monitoimitilassa häiritsemättä muita.
On tärkeää, että yrityksessä luodaan toimivien sisustus- ja tilaratkaisujen lisäksi sisäiset pelisäännöt, kuinka tiloja käytetään, jotta henkilöstö voi hyvin ja pystyy tekemään työnsä tehokkaasti tilassa, jossa vaihtoehtoja työn tekemiseen on monia. Monelle muutokset työympäristössä voivat olla kuormittavia, eikä ole tavatonta, että onnistuneesta lopputuloksesta huolimatta kohdataan muutosvastarintaa. Tätä muutosvastarintaa voidaan helpottaa ottamalla henkilöstön mielipiteet huomioon jo suunnitteluprosessin aikana.
Useassa toimitilassa, jota olen ollut suunnittelemassa, on ollut asiakkaan puolelta mukana työryhmä, jonka kanssa on käyty läpi eri osapuolten mielipiteitä ja ideoita toimitilojen uudistuksen suhteen. Taitava suunnittelija osaa katsoa tilannetta kokonaisuutena, huomioiden monet mielipiteet ja valiten ratkaisut, jotka tukevat lopputavoitetta mahdollisimman tehokkaasti. Työryhmässä on kuitenkin tärkeää olla yksi henkilö, joka tekee lopullisen päätöksen siitä, mihin suuntaan suunnitelmaa lähdetään viemään. Toinen vaihtoehto on tehdä äänestys työryhmän kesken. Muuten on vaarana, että projektin valmistuminen hidastuu, kun mielipiteistä lähdetään väittelemään työryhmän kesken, eikä kompromissia löydetä.
Ovatko toimistot tulevaisuudessa täysin verkossa vai pitääkö perinteinen toimistokulttuuri vielä pintansa? Mitäpä luulet, kuinka käy?
